Les relances BC sont des rappels automatisés envoyés par courriel aux fournisseurs à des jalons clés du cycle de vie de la commande. Elles réduisent le besoin d'appels téléphoniques et de courriels manuels, aidant à s'assurer que les fournisseurs accusent réception des commandes, fournissent des mises à jour de production et expédient à temps.
Axya offre trois types de rappels automatisés :
| Type | Quand il se déclenche | Objectif |
|---|---|---|
| Accusé de réception | Un nombre défini de jours après l'envoi du BC (recommandé : 2-3 jours ouvrables) | Inviter le fournisseur à accuser réception de la commande. Recommandé : garder actif. |
| En production | Pendant la phase de production | Vérifier la progression de la fabrication ou de la préparation. Désactivé par défaut. Recommandé : garder désactivé sauf si votre flux de travail l'exige spécifiquement, car il est envoyé séparément. |
| Expédition | Par rapport à la date de livraison (recommandé : 0 à +2 jours après la date de livraison) | Rappeler au fournisseur d'expédier à temps ou signaler les livraisons en retard. |
Ouvrez la page des commandes.
Cliquez sur Paramètres de rappel.
Définissez le délai pour chaque type de rappel — par exemple, envoyer les rappels d'accusé de réception 3 jours après la création du BC, ou les rappels d'expédition 1 jour avant la date de livraison.
Note : Pour envoyer un rappel après une date (ex. : 2 jours après la date d'expédition), saisissez un nombre négatif dans le champ de décalage en jours. Par exemple, saisir -2 signifie que le rappel se déclenchera 2 jours après la date de livraison.
Les paramètres s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et affectent toutes les commandes nouvelles et existantes. Les relances sautent automatiquement les fins de semaine, donc un rappel planifié pour un samedi sera envoyé le lundi suivant.
Chaque commande a un onglet Relances automatisées dans le panneau de droite de la page de détail de la commande. L'onglet affiche une chronologie de tous les rappels planifiés en ordre chronologique, montrant l'icône, le type et la date de chacun.
Depuis cette chronologie, vous pouvez :
Les modifications effectuées ici sont locales à la commande et ne modifient pas vos paramètres à l'échelle de l'entreprise.
Vous pouvez également ajuster les paramètres de rappel pour des fournisseurs spécifiques depuis la fenêtre des Paramètres de rappel :
En plus des rappels individuels, Axya envoie un courriel de résumé quotidien à chaque fournisseur consolidant toutes les actions en attente sur leurs commandes. Le courriel du fournisseur contient jusqu'à deux sections :
Note : Le rappel En production est envoyé comme un courriel séparé et n'apparaît pas dans le résumé quotidien. Il est recommandé de le garder désactivé sauf si spécifiquement nécessaire.
Le calendrier de chaque type de rappel dans le résumé quotidien est configurable avec vos autres paramètres de rappel.
Une future mise à jour permettra aux acheteurs de remplacer le calendrier de relance global sur des BC individuels. Ceci sera utile pour les commandes urgentes nécessitant des rappels plus fréquents ou plus précoces. Lorsqu'aucun remplacement n'est défini, le BC continuera d'hériter des paramètres par défaut de l'entreprise.
| Précédent | Suivant |
|---|---|
| Synchronisation des BC — poste de travail | Collaboration |