Le poste de travail de synchronisation des BC est le même espace dédié désigné ailleurs sous le nom d’Atelier BC. Il sert à réconcilier les PDF de confirmation fournisseur avec vos enregistrements internes, sans basculer constamment entre un PDF et une feuille de calcul. Vous voyez le PDF du fournisseur d’un côté et votre tableau de BC modifiable de l’autre, puis vous mappez les valeurs du document vers les lignes au lieu de les ressaisir.
Le poste de travail de synchronisation des BC est accessible aux acheteurs (utilisateurs disposant de l’accès achat que votre espace de travail utilise pour gérer les BC).
Vous pouvez ouvrir l’atelier dès qu’un fichier de confirmation de commande (par exemple un PDF de confirmation fournisseur) est associé au BC. Deux points d’entrée :
L’atelier ne s’ouvre pas depuis le menu Actions de l’en-tête (trois points) ; il s’ouvre depuis le fichier dans le clavardage ou depuis l’historique des confirmations.
L’espace de travail est divisé en deux volets défilants indépendamment :
Vous pouvez faire défiler chaque volet séparément pour aligner la section du PDF que vous lisez avec l’article que vous devez mettre à jour.
Si le fournisseur a téléversé un PDF numérique natif, le texte est déjà sélectionnable. Surlignez la valeur dont vous avez besoin — un prix, une date, une quantité — et elle est prête à être mappée.
Pour les documents numérisés où le texte ne peut pas être surligné, cliquez sur Numériser le document en haut du volet PDF. Axya exécute la reconnaissance optique de caractères (ROC) sur le fichier et rend le texte sélectionnable, comme un PDF numérique.
Répétez pour chaque champ que vous devez mettre à jour. Vous pouvez lier les dates de livraison, les quantités, les prix unitaires ou tout autre champ modifiable.
Une fois le mappage terminé, cliquez sur Examiner les modifications. La vue récapitulative liste chaque ligne modifiée avec Ancienne valeur et Nouvelle valeur côte à côte. Étiquetez chaque mise à jour par type (par exemple « Confirmer le prix » ou « Mettre à jour la date prévue ») pour garder un historique de révisions clair. Pour en savoir plus sur le suivi des révisions, voir Révisions du BC.
Lorsque vous êtes satisfait de chaque mise à jour :
Aucune modification n’est enregistrée sur le BC tant que vous n’avez pas cliqué sur Valider les modifications. Vous pouvez quitter l’atelier à tout moment avant la validation ; quitter sans valider ne modifie pas les données de la commande.
Toutes les modifications validées sont enregistrées dans l’historique de révision de la commande et visibles par l’acheteur et le fournisseur.
Astuce : L’atelier se combine bien avec le flux de révision. Après la validation des modifications mappées, le fournisseur est avisé des mises à jour comme pour toute autre révision.
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