Axya offre plusieurs canaux de communication sur chaque DDS afin que votre équipe et vos fournisseurs restent alignés tout au long du processus d'approvisionnement. Pour les fonctionnalités de collaboration plus larges telles que l'ajout de collaborateurs et la gestion des permissions, voir Collaboration sur les DDS.
Chaque DDS inclut un espace de discussion réservé à l'équipe qui n'est pas visible par les fournisseurs. Utilisez-le pour vous coordonner avec vos collègues avant, pendant et après le processus de soumission.
Le clavardage interne est un bon endroit pour discuter de la sélection des fournisseurs, clarifier les exigences avec votre équipe ou noter les critères d'évaluation avant la réception des soumissions.
Vous pouvez coller des images et des captures d’écran dans le Clavardage interne d’une DDS (et dans les autres clavardages de collaboration lorsque le clavardage est disponible) :
Le collage de texte brut est inchangé — seul le collage d’image ajoute une pièce jointe sous forme de vignette.
Le canal de questions-réponses est un espace de communication public entre l'acheteur et les fournisseurs individuels sur une DDS envoyée.
Le même flux de collage d’image décrit pour le Clavardage interne (image du presse-papiers, Ctrl+V / Cmd+V, vignette d’aperçu, envoi) fonctionne dans les Questions-réponses fournisseur.
Axya envoie des courriels quotidiens automatisés aux fournisseurs qui ont des actions en attente sur des DDS ouvertes. Chaque courriel consolide toutes les demandes en attente et en cours d'un fournisseur dans un seul message.
Les acheteurs peuvent activer et ajuster les rappels de résumé quotidien depuis leur compte Axya :
Deux types de rappels sont visibles et activés par défaut :
Astuce : Gardez les deux rappels activés lors de l'utilisation initiale. Vous pouvez ajuster le délai (ex. : 2, 3 ou 5 jours ouvrables) en fonction de la rapidité de réponse habituelle de vos fournisseurs, de la complexité des demandes ou de vos processus internes.
Vous pouvez personnaliser les rappels pour des fournisseurs individuels :
Ceci est utile lorsqu'un fournisseur n'a pas besoin de rappels ou préfère une méthode de communication différente.
Les fournisseurs reçoivent un courriel quotidien résumant leurs DDS en attente, divisé en deux sections :
Intention en attente :
Soumission en attente :
Axya envoie des notifications ciblées par courriel aux moments clés du cycle de vie de la DDS.
Les fournisseurs sont avisés lorsque :
Les acheteurs sont avisés lorsque :
Les acheteurs disposent également d'une option CCI sur les notifications par courriel aux fournisseurs, vous permettant de conserver une copie des communications sortantes dans votre propre boîte de réception ou une boîte partagée.
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