Axya fournit une intégration native infonuagique avec Genius ERP, l'un de nos connecteurs les plus matures et les plus déployés. Cette intégration permet une synchronisation bidirectionnelle transparente des bons de commande entre Genius ERP et la plateforme de collaboration fournisseur d'Axya.
| Aspect |
Détails |
| Type |
Connecteur natif (développé par Axya) |
| Architecture |
Infonuagique à infonuagique |
| Déploiement |
Aucun middleware sur site requis |
| Fréquence de synchronisation |
Intervalle d'interrogation configurable |
| Direction |
Bidirectionnelle |
- Bons de commande — En-têtes, articles, quantités, prix, dates de livraison, notes
- Documents de BC — Pièces jointes PDF générées depuis Genius
- Revisions — Les BC modifiés sont détectés et les fournisseurs notifiés automatiquement
- Données de base des fournisseurs — Contacts fournisseurs importés pour l'association des BC
- Informations de l'acheteur — Assignations des acheteurs mappees aux utilisateurs Axya
- Projets / Demandes d'achat — Données de demandes d'achat pour la création de demandes de soumission (optionnel)
- Données de réception — Statut de réception des marchandises pour le suivi des livraisons
- Accuses de réception fournisseur — Statut de confirmation du BC
- Dates de livraison confirmées — Dates engagées par le fournisseur inscrites dans Genius
- Mises à jour de prix — Changements de prix négociés
- Ajustements de quantité — Modifications de quantité convenues
L'acheteur crée un BC dans Genius ERP avec un code fournisseur (classification « Axya ») et un code acheteur correspondant à un profil Axya, puis définit le champ Type à AXYA-SEND. Le BC est synchronisé vers Axya en quelques minutes, le fournisseur est notifié et peut accuser réception ou proposer des modifications via le portail. Les réponses sont automatiquement inscrites dans Genius, et le BC est archivé lorsque les marchandises sont reçues.
Guides détaillés :
- Association automatique des fournisseurs — Les fournisseurs sont associés aux entreprises Axya à l'aide des codes fournisseurs de votre liste de fournisseurs approuvés (ASL)
- Detection des révisions — Lorsqu'un BC est modifié dans Genius et renvoyé, Axya identifie exactement ce qui a changé et notifie le fournisseur
- Prévention des boucles — Des protections intégrées empêchent les boucles de synchronisation lors de révisions multiples rapides
- Prévention des doublons — Les sommes de controle de documents et le hachage de changements empêchent les notifications en double
- Gestion flexible des BC — Les BC peuvent être envoyés immédiatement aux fournisseurs ou sauvegardés comme brouillons pour révision
- Suivi des échecs — Les synchronisations échouées sont consignées avec des détails exploitables et les administrateurs sont notifiés
L'intégration est hautement configurable par entreprise :
| Option |
Description |
| Envoi automatique des BC |
Envoyer les BC aux fournisseurs immédiatement ou sauvegarder comme brouillons |
| Envoi automatique des DDS |
Envoyer automatiquement les demandes de soumission créées depuis Genius |
| Synchronisation des dates de livraison |
Inscrire les dates confirmées par le fournisseur dans Genius |
| Importation des fournisseurs |
Synchroniser les données de base des fournisseurs depuis Genius |
| Importation des contacts fournisseurs |
Importer les contacts principaux et/ou tous les contacts par fournisseur |
| Importation des acheteurs |
Mapper les codes acheteurs Genius aux utilisateurs Axya |
| Importation des projets |
Synchroniser les données de demandes d'achat/projets |
| Recuperation des documents de BC |
Joindre les fichiers PDF depuis Genius |
| Notifications d'échec |
Alertes par courriel lors de problèmes de synchronisation |
- Identifiants d'accès à l'API Genius ERP (code d'entreprise + mot de passe)
- Codes fournisseurs configurés dans la liste de fournisseurs approuvés
- Adresses courriel des acheteurs correspondant aux comptes utilisateurs Axya
- Accès réseau pour qu'Axya puisse atteindre votre environnement Genius
- Authentification sécurisée par jeton avec rafraîchissement automatique
- Toutes les communications par HTTPS
- Compte de service avec les permissions minimales requises
Avant que les bons de commande puissent transiter par Axya, vos fournisseurs doivent être configurés dans Genius :
- Ouvrez l'onglet Fournisseur dans Genius
- Sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez synchroniser avec Axya
- Sous Classification, ajoutez « Axya »
Note : Si vous utilisez déjà ce champ pour d'autres données, ajouter « Axya » est utile mais pas strictement obligatoire.
- Ouvrez la fiche de contact du fournisseur
- Assignez au moins un contact au groupe « Axya ». Si « Axya » n'apparaît pas dans la liste, recherchez-le et ajoutez-le.
Le contact sera automatiquement synchronisé vers Axya lors du prochain cycle de synchronisation (toutes les 5 minutes). Si un nouveau contact fournisseur doit être ajouté ultérieurement, créez le contact dans Genius comme d'habitude et assignez le groupe « Axya » — il se synchronisera automatiquement.
Un indicateur de statut Genius est disponible dans le coin supérieur droit de l'écran Axya, montrant :
- Statut global — Vert signifie opérationnel ; gris indique un problème technique à valider avec votre équipe TI
- Dernière synchronisation — L'heure de la dernière synchronisation complétée (la prochaine synchronisation a lieu 5 minutes plus tard)
- Dernière mise à jour de commande — La dernière fois que les données de commande ont ete synchronisées vers ou depuis Genius
Genius utilise des types de BC personnalisés pour suivre le statut de l'intégration. Ceux-ci sont définis automatiquement au fur et à mesure que le BC progresse dans son cycle de vie :
| Type de BC |
Signification |
| AXYA-SEND |
Envoyer le BC via Axya |
| AXYA-PO-ECHEC |
Transmission échouée |
| AXYA-PO-CONFIRME |
Fournisseur a confirmé |
| AXYA-PO-REVISION |
En attente de confirmation après révision |
| AXYA-PO-EXPEDIE |
Expedition confirmée |
Note : Les noms des types de BC peuvent être personnalisés dans Genius par votre gestionnaire de projet interne via : Configuration et maintenance > Divers > Types de bons de commande > Modifier.
Les champs suivants sont automatiquement synchronisés d'Axya vers Genius lorsqu'ils sont confirmés :
- Date de livraison — Lorsque le fournisseur modifié et que l'acheteur confirme une date de livraison dans Axya, elle est automatiquement mise à jour dans Genius.
- Cout / Prix — Lorsqu'un fournisseur propose un nouveau prix et que l'acheteur le confirmé, le champ de cout est mis à jour dans Genius.
- Quantité — Lorsqu'un fournisseur propose une nouvelle quantité et que l'acheteur la confirme, la quantité commandée est mise à jour dans Genius.
Une révision est déclenchée lorsque des modifications à un BC dans Genius (prix, quantités, ajout ou retrait de lignes) doivent être communiquées au fournisseur par courriel sous forme de révision de BC necessitant une re-confirmation.
Important : Tous les changements effectues dans Genius sont automatiquement refletes dans Axya, qu'une révision formelle soit necessaire ou non. Par exemple, changer une date dans Genius sur un article sera reflete dans Axya et vice versa.
Une révision ajouté :
- Une notification officielle envoyée au fournisseur
- Une demande au fournisseur de re-confirmer le BC
Important : Une révision n'est pas déclenchée si les seuls changements sont des dates. Si vous devez notifier le fournisseur d'un changement de date, utilisez la messagerie d'Axya ou la fonctionnalite de révision directement dans Axya.
Il y a deux approches :
1. Revision manuelle dans Genius :
- Ouvrez le BC dans Genius en mode Modification
- Effectuez les changements necessaires (prix, quantité, ajout/retrait de lignes)
- Changez le type de BC pour déclencher la revision
Ce processus s'appliqué uniquement pour l'ajout/retrait de lignes ou les modifications de prix/quantite. N'utilisez pas ce processus pour les changements de dates uniquement.
2. Revision depuis Axya :
Vous pouvez joindre des documents de support (dessins, specifications, soumissions de fournisseurs, etc.) à des articles individuels de BC. Ceci est utile lorsque :
- Vous avez reçu une soumission de fournisseur a joindre a une commande
- Vous devez transmettre des dessins techniques ou des documents mecaniques
- Vous souhaitez ajouter tout document pertinent a une commande spécifique avant de l'envoyer via Axya
- Ouvrez la section Bons de commande dans Genius
- Sélectionnez la commande
- Cliquez sur Modifier
- Sélectionnez l'article auquel vous souhaitez joindre un fichier. Si vous devez joindre un document pour l'ensemble de la commande (p. ex., une soumission de fournisseur), sélectionnez le premier article de la commande.
- Allez à l'onglet « Pièces jointes »
- Cliquez sur Ajouter
- Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur
- Cliquez sur Sauvegarder
- Sauvegardez la commande pour synchroniser les changements
Une fois la commande synchronisée :
- Ouvrez la commande dans Axya
- Un fichier ZIP apparaîtra a côté de la section « Fichiers additionnels »
- Les fournisseurs peuvent accéder et télécharger ces documents directement depuis le portail Axya
Bonne pratique : Vérifiez toujours que la bonne version du document est jointe avant l'envoi. Ajoutez les soumissions de fournisseurs et les dessins techniques directement à la commande pour une tracabilite complète.
¶ Flux de travail d'intégration des demandes de soumission
Genius ERP prend en charge la création de demandes de soumission via Axya.
- Créez un BC comme d'habitude dans Genius
- Ajoutez tous les articles et quantités a inclure dans la demande de soumission
- Sélectionnez un fournisseur initial — même si vous prévoyez utiliser plusieurs fournisseurs dans Axya. Ce fournisseur peut être change ou remplace plus tard dans Axya.
- Ouvrez le champ Type (coin supérieur droit du BC) et sélectionnez votre type de BC pour DDS (p. ex., « RFQ envoyé Axya »)
- Sauvegardez le BC
¶ 2. Acceder à la demande de soumission dans Axya
- Dans Axya, allez à l'onglet Projets
- Le BC synchronisé apparaît comme un projet nomme d'après votre numéro de BC
- Ouvrez le projet pour voir les articles, quantités et informations importes
- Ajoutez des notes supplementaires au besoin
¶ 3. Créer la demande de soumission dans Axya
Vous avez deux options :
- Option A — DDS séparées : Sélectionnez les articles individuellement si vous devez envoyer des demandes de soumission a différents fournisseurs
- Option B — DDS unique : Sélectionnez tous les articles pour une demande de soumission unifiee
Puis cliquez sur Créer la DDS et dans la fenêtre de creation :
- Confirmez la date limite de reponse
- Ajoutez des instructions dans le champ texte
- Sélectionnez ou ajoutez des fournisseurs cibles (plusieurs fournisseurs pris en charge)
- Cliquez sur Envoyer la DDS
- Ouvrez la demande de soumission dans Axya lorsque les soumissions sont reçues
- Axya affiche : prix unitaires, documents fournis et autres details de l'offre
- Attribuez la DDS au fournisseur gagnant
- La soumission acceptée est automatiquement transférée à Genius
Important : Genius ne change pas automatiquement le fournisseur sur le BC après une attribution. Retournez au BC dans Genius et sélectionnez manuellement le fournisseur final, surtout s'il differe du fournisseur initial. Envoyez ensuite le BC comme d'habitude.
Pour annuler un BC qui a déjà été envoyé à un fournisseur :
- Notifiez le fournisseur via la messagerie Axya d'abord pour l'informer de l'annulation
- Annulez le BC dans Genius ERP
- L'annulation se synchronisé automatiquement vers Axya, et le BC passe à la section « Archives »
Pour de l'aide à la configuration, contactez votre représentant de compte Axya.