Axya se situe entre votre ERP et vos fournisseurs. Les bons de commande circulent de votre ERP vers Axya, ou les fournisseurs interagissent avec eux. Les réponses des fournisseurs sont automatiquement retransmises à votre ERP.
Les fournisseurs ne touchent jamais à votre ERP. Ils utilisent le portail Web d'Axya — aucune installation de logiciel, aucune licence ERP, aucun accès VPN requis.
L'acheteur crée un bon de commande dans l'ERP selon son processus habituel. Lorsqu'il est prêt à l'envoyer au fournisseur, il définit un champ de statut (p. ex., « Envoyer à Axya ») sur le formulaire du BC.
L'intégration détecte ce changement de statut et envoie les données du BC — y compris le document PDF — à Axya.
Le fournisseur reçoit une notification par courriel avec un lien pour consulter le BC dans le portail d'Axya. Il peut :
Le fournisseur accuse réception du BC — soit de la commande complète, soit d'articles individuels (accusé de réception partiel). Il peut confirmer ou proposer des dates de livraison alternatives.
L'accusé de réception et les dates confirmées sont automatiquement inscrits dans votre ERP.
Si l'acheteur modifie le BC dans l'ERP et relance la synchronisation, Axya détecte ce qui a changé et notifie le fournisseur de la révision. Le fournisseur examine et accuse à nouveau réception.
Les fournisseurs peuvent proposer des modifications aux dates de livraison, prix ou quantités. Les acheteurs examinent les propositions dans Axya et les approuvent ou les rejettent. Les changements approuvés sont synchronisés vers l'ERP.
Les fournisseurs confirment l'expédition via le portail d'Axya. Lorsque les marchandises sont reçues dans votre ERP, les données de réception sont synchronisées vers Axya afin que les deux parties aient une visibilité sur le statut de livraison.
Lorsque tous les articles sont entièrement reçus, Axya archive automatiquement la commande — gardant la liste des commandes actives propre.
La plupart des intégrations utilisent l'une des deux approches suivantes :
Les deux approches garantissent que seuls les BC pertinents sont traités.
| Modèle | Fonctionnement | Intervalle typique |
|---|---|---|
| Interrogation | L'intégration vérifie les changements selon un calendrier | Toutes les 5 minutes |
| Par événement | L'ERP déclenche la synchronisation lorsqu'un BC est approuvé | Quasi temps réel |
| Sur demande | L'utilisateur ou le système déclenche la synchronisation explicitement | Au besoin |
L'intégration inclut une résilience intégrée :
Les documents de BC sont générés dans votre ERP à l'aide de son moteur de rapports natif et joints aux commandes dans Axya. Les fournisseurs les téléchargent directement depuis le portail.
Les fournisseurs peuvent télécharger des documents via le portail d'Axya :
Ceux-ci peuvent optionnellement être synchronisés vers le système de gestion documentaire de votre ERP.
Axya prend en charge les organisations avec plusieurs sites, divisions ou instances ERP :
Les fournisseurs interagissent via le portail Web d'Axya — une interface claire et spécialisée pour la gestion des bons de commande :
Pour des informations détaillées sur un ERP spécifique, consultez la section ERP pris en charge.