Notre documentation est en cours d'élaboration et évolue constamment pour mieux vous servir. Bien qu'elle soit encore à l'état de projet et qu'elle fasse l'objet d'un développement intensif, elle offre déjà des informations précieuses.
Création et gestion des demandes
Axya offre une plateforme intuitive conçue pour rationaliser les processus de demande d'information (RFI) et de demande de devis (RFQ), ainsi qu'une communication efficace entre l'acheteur et les fournisseurs pour l'échange de messages, de fichiers, etc. Les processus de demande d'information et de demande de devis sont similaires, à quelques différences près. Cette ressource fournit des informations complètes sur l'interface de la plateforme, le flux de création des demandes, la navigation dans les demandes et la compréhension de l'écosystème du flux "RFx" au sein de la plateforme.
Les formulaires de création des demandes d'information et des demandes de prix présentent des similitudes, mais le formulaire de demande de prix comprend des champs supplémentaires spécifiques au processus de demande de prix. Vous trouverez ci-dessous un aperçu complet de tous les champs et options disponibles dans le formulaire :
Vous pouvez personnaliser votre demande en fournissant un titre et une description clairs. La description est enrichie d'un puissant éditeur de texte enrichi qui vous permet de formater et de structurer votre contenu comme vous le feriez dans un courrier électronique. En outre, vous pouvez fixer une date limite de soumission, attribuer des balises pertinentes pour indiquer l'objet de la demande et préciser les modalités de paiement que vous préférez.
Vous pouvez facilement rechercher et choisir les fournisseurs que vous souhaitez engager. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs fournisseurs par groupe ou même d'élargir votre champ d'action en ouvrant votre demande au réseau B2B d'Axya. Explorons les différentes options qui s'offrent à vous pour choisir vos fournisseurs :
Ajoutez ou supprimez des pièces en toute transparence en fonction de vos besoins et créez même de nouvelles pièces sur place.
Joignez les fichiers nécessaires directement à votre demande pour fournir un contexte complet à vos fournisseurs.
Formats de fichiers autorisés
Les formats autorisés sont les suivants : ZIP, PDF, DOC, DOCX, XLSX, XLSM, PPT, PPTX, CSV, 7Z, GZIP, BZIP2, TAR, XZ, IGS, IGES, STP, STEP, SLDPRT, CATPART, SLDASM, COLLADA, FBX, OBJ, STL, 3DS, DXF, IPT, X_T, F3D, DWG, TL, IGE, JFIF, JPEG, JPG.
Taille maximale du fichier : 100 Mo
Garantissez la confidentialité en protégeant votre demande par un accord de non-divulgation (NDA), si nécessaire. Cet accord est particulièrement utile lorsque vous utilisez le réseau B2B. Les fournisseurs n'auront accès à votre demande qu'après avoir signé l'accord de non-divulgation.
La capacité d'Axya à enregistrer automatiquement votre demande en tant que brouillon est une autre fonction pratique pendant le processus de création de la demande. Cela vous permet de faire une pause et de reprendre votre travail plus tard, le brouillon conservant toutes les informations que vous avez saisies, y compris les fichiers attachés.
Lorsque vous soumettez votre demande, Axya compile tous les fichiers joints en un seul fichier zip, y compris les fichiers partiels. Un email de notification sera envoyé à vos fournisseurs, les informant de votre nouvelle demande.
Une fois que vous avez soumis votre demande, les fournisseurs peuvent accéder facilement à la liasse de demandes et soumettre leurs devis ou documents en utilisant la méthode de leur choix. Pour ce faire, ils peuvent répondre par e-mail, utiliser un portail sécurisé sans connexion ou accéder à l'application. Une fois les soumissions reçues sur Axya, la plateforme organisera efficacement les devis dans l'application, et vous recevrez des notifications rapides pour les nouvelles soumissions. Pour plus d'informations sur le processus de réception et de rationalisation des soumissions d'Axia, veuillez consulter ce lien.
Vous pouvez superviser et contrôler efficacement vos demandes (demandes de renseignements, demandes de propositions et appels d'offres) directement à partir de la page "Demandes". Cette section comporte des onglets catégorisés qui correspondent aux différentes étapes du cycle de vie de votre demande, notamment "En cours", "En attente", "Contracté", "Terminé" et "Annulé". Ces onglets garantissent une vue bien organisée de vos demandes, chacune correspondant à son stade actuel. Vous trouverez ici une vue d'ensemble de chaque section d'onglet ainsi que les actions que vous pouvez y entreprendre.
Cet onglet est consacré aux demandes en cours ou en attente d'une décision de votre part. Ici, vous pouvez facilement suivre les appels d'offres en cours, gérer la communication avec les fournisseurs et examiner les devis.
Voici les actions disponibles dans cet onglet:
Si vous décidez de suspendre temporairement votre demande, vous pouvez la déplacer manuellement vers l'onglet "En attente". Cette section constitue un moyen pratique de classer les demandes qui ne sont pas activement traitées pour le moment. Si vous décidez de poursuivre la demande après l'avoir mise en attente, vous pouvez facilement la replacer dans l'onglet "En cours".
Les appels d'offres sous contrat sont automatiquement classés sous l'onglet "Sous contrat" pour faciliter la consultation.
Voici les actions disponibles dans cet onglet :
Si une demande de contrat a été exécutée avec succès et que vous n'avez plus besoin de la gérer activement, vous pouvez la définir comme "Terminée". Cette action permet de nettoyer l'onglet "Contracté" et d'organiser l'espace de travail. Vous pouvez toujours revenir à l'onglet "Contracté".
L'onglet "Annulé" sert de référentiel pour les appels d'offres qui ont été annulés. Tous les appels d'offres qui ne sont plus actifs sont déplacés dans cet onglet, ce qui garantit un espace de travail ordonné et organisé.
En cliquant sur une demande spécifique à partir de la page "Demandes", vous serez dirigé vers la page des détails de la demande. Ici, vous pouvez accéder à des informations complètes sur la demande, gérer les pièces associées (le cas échéant), interagir avec les fournisseurs invités, échanger des communications et examiner les soumissions des fournisseurs. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de chaque section de l'onglet.
Dans la section "Informations générales" de l'onglet, vous trouverez des détails clés sur la demande.
Titre et collaborateurs : À côté du titre de la demande, vous pouvez voir et ajouter des collaborateurs à la demande et un menu d'action. Le menu propose plusieurs options :
Informations générales : Sous le titre, vous trouverez le statut de la demande, la date d'envoi, la date limite, les fichiers joints à la demande et la description.
| Attribut | Description |
| Statu |
Lorsque la demande est "en cours", elle peut passer à trois statuts différents :
Les autres statuts possibles sont les suivants
|
| Envoyé le | Date d'envoi de la demande |
| Fin le | La date limite de la demande |
| Fichiers de la demande | Le fichier de l'ensemble de la demande, contenant à la fois les fichiers de la demande directement attachés et les fichiers partiels. |
| Description | La description modifiable de la demande |
Liste des pièces (pour les demandes de prix) : Si la demande est un appel d'offres, les pièces associées à cet appel d'offres seront répertoriées sous la section des informations relatives à la demande. À partir de là, vous pouvez mettre à jour la liste des pièces si nécessaire en double-cliquant sur une ligne de pièce. Vous pouvez mettre à jour les informations relatives aux pièces et joindre des fichiers. Lorsqu'une pièce est mise à jour, vous êtes invité à décider s'il convient ou non d'en informer les fournisseurs.
Lorsque de nouveaux fichiers sont ajoutés à une pièce, l'ensemble de l'appel d'offres est généré à nouveau et les fournisseurs peuvent télécharger à nouveau les fichiers à partir du même lien. Le lien est disponible dans la demande initiale ou, si vous décidez d'envoyer une note de révision, il sera disponible dans ce lien.
Adding a new part to an ongoing RFQ is not possible yet.
Sur le côté droit de la page de détails, vous trouverez une section consacrée aux fournisseurs que vous avez ciblés pour la demande. Dans cette section, vous avez la possibilité de suivre de près les interactions entre ces fournisseurs et votre demande. Cette section comprend diverses actions visant à faciliter une communication et une collaboration efficaces :
Ajouter un nouveau fournisseur : Vous pouvez inclure de manière transparente un nouveau fournisseur dans votre demande en cours. Une fois ajouté, le fournisseur recevra une notification concernant la nouvelle demande, ce qui garantira son engagement rapide.
Envoyer des mises à jour aux fournisseurs : communiquez directement avec un ou plusieurs fournisseurs en envoyant des messages par l'intermédiaire de la boîte de dialogue de contact. Cette fonction vous permet de tenir les fournisseurs informés de tout changement, mise à jour ou clarification liés à la demande, ce qui permet de gagner du temps par rapport à l'envoi d'e-mails individuels.
Planifier le suivi : Augmenter la probabilité de recevoir des soumissions dans les délais en planifiant des courriels de suivi pour rappeler la demande aux fournisseurs. Cette approche proactive permet de maintenir l'engagement et de s'assurer que la demande reste dans leur ligne de mire.
Suivi des interactions avec les fournisseurs :
Une fois votre demande soumise, vous bénéficiez d'un aperçu en temps réel des interactions entre les fournisseurs et votre demande. Cette visibilité vous permet de rester informé des progrès et de l'engagement des fournisseurs. Vous pouvez facilement discerner :
En tirant parti de ces fonctionnalités, vous pouvez favoriser une communication efficace, faciliter la collaboration et maximiser les chances de recevoir des soumissions précises et opportunes pour votre demande.
L'onglet "Communications" permet de communiquer directement avec les fournisseurs. La fonction de chat vous permet d'échanger des messages textuels et des fichiers. Lorsque vous envoyez un message, le fournisseur concerné reçoit une notification.
Dans l'onglet "Soumissions", vous pouvez consulter les soumissions des fournisseurs et attribuer la demande à un ou plusieurs fournisseurs :
Détails de la soumission : Voir les commentaires du fournisseur, les prix, les délais et les fichiers joints.
Options d'exportation : Vous pouvez exporter les soumissions au format PDF ou télécharger les soumissions consolidées dans un fichier Excel pour faciliter la comparaison.
La page de détails de l'appel d'offres fournit un aperçu complet de l'état de votre demande, des communications et des interactions avec les fournisseurs, rationalisant ainsi votre processus d'approvisionnement et améliorant la collaboration avec les fournisseurs.
Afin d'améliorer la flexibilité de votre demande en cours, notre plateforme offre un processus transparent permettant d'inclure des fournisseurs supplémentaires. En accédant simplement à la section "Fournisseurs invités" dans les détails de la demande, vous pouvez facilement ajouter un nouveau fournisseur en saisissant ses informations pertinentes. Une fois le fournisseur ajouté, le système l'informera automatiquement de la nouvelle demande, garantissant ainsi son engagement rapide.
Une collaboration efficace et une communication rationalisée sont essentielles à la gestion de vos demandes. Notre plateforme vous permet d'inviter des collaborateurs et des points focaux techniques, ce qui vous permet d'améliorer la collaboration et d'obtenir de meilleurs résultats. Cette fonctionnalité vous permet d'inviter des utilisateurs existants à participer au processus de demande, avec des niveaux d'accès flexibles.
Suivez les étapes ci-dessous pour inviter des collaborateurs à participer à votre demande :
1. Inviter un utilisateur existant :
Si le collaborateur que vous souhaitez inviter est déjà un utilisateur de la plateforme de votre entreprise :
2. Inviter des utilisateurs non existants :
Si le collaborateur envisagé ne fait pas encore partie de la plateforme de votre entreprise :
3. Niveaux d'accès :
Vous pouvez choisir entre deux niveaux d'accès pour le collaborateur :
Accès complet : Un collaborateur disposant d'un accès complet aura le même niveau de contrôle sur la demande que le propriétaire. Il peut consulter la demande, prendre des mesures et recevoir des notifications par courrier électronique concernant l'ensemble de la demande.
Accès restreint : Un collaborateur disposant d'un accès restreint peut consulter les informations principales de la demande et répondre aux messages liés à la demande. Toutefois, il n'aura pas le même niveau de contrôle que le propriétaire ou un collaborateur disposant d'un accès complet.
En invitant des collaborateurs ayant le niveau d'accès approprié, vous pouvez adapter leur participation en fonction de leurs responsabilités et de leurs contributions au flux de travail de la demande.
Lorsqu'un fournisseur signe votre accord de confidentialité, vous recevez un courriel de notification vous informant de cet événement. Cet e-mail vous permet de vous tenir informé de l'avancement et de l'activité liés à votre demande.
Voici un guide complet sur la façon de gérer les approbations et les notifications des fournisseurs :
Gestion des approbations et notifications des fournisseurs :
Lorsque vous joignez un accord de confidentialité à votre demande, il est nécessaire d'approuver chaque fournisseur qui a l'intention de signer l'accord. La procédure d'approbation d'un fournisseur est simple. Voici un guide étape par étape :
Pour accorder l'accès à un fournisseur, procédez comme suit :
De même, vous pouvez à tout moment révoquer l'accès d'un fournisseur à partir de cette même fenêtre contextuelle :
Une fois qu'un fournisseur a signé votre accord de confidentialité, il a accès à toutes vos demandes futures. Si vous souhaitez renouveler l'accord de confidentialité, vous devrez bloquer son accès et demander un nouvel accord de confidentialité pour vos prochaines demandes.
Lorsque vous envoyez une demande à des fournisseurs par l'intermédiaire d'Axya, un processus rationalisé est lancé pour assurer une communication et une collaboration efficaces. Voici comment les fournisseurs reçoivent et interagissent avec les demandes que vous envoyez :
Une fois qu'une demande est envoyée aux fournisseurs, ceux-ci reçoivent une notification par email. Cet e-mail sert à informer les fournisseurs de la nouvelle demande et à les guider sur la manière de procéder. La notification contient des informations essentielles sur la demande, telles que le titre, la description et la date limite.
Les fournisseurs déjà inscrits sur la plateforme Axya bénéficieront d'une expérience transparente. Ils peuvent se connecter à leur compte Axya et accéder à la demande directement dans l'application. Ils n'ont donc pas besoin de passer d'une plateforme à l'autre et disposent d'une plateforme centralisée pour examiner votre demande et y répondre.
Dans l'application, les fournisseurs peuvent consulter les détails de la demande, accéder aux fichiers joints et soumettre leurs devis ou documents à l'aide d'un simple formulaire. Cette approche in-app garantit que les fournisseurs ont une vue d'ensemble de leurs demandes avec tous leurs acheteurs et simplifie le processus de soumission.
Pour les fournisseurs qui ne sont pas encore inscrits sur la plateforme d'Axia, l'approche par e-mail garantit l'accessibilité et la commodité :
URL sécurisée (UUID4) : Les fournisseurs recevront un courriel contenant les informations nécessaires à la demande. Au lieu de joindre les fichiers directement à l'email, Axya génère une URL sécurisée (UUID4). Cette URL permet aux fournisseurs d'accéder aux fichiers joints depuis leur navigateur. Cette approche renforce la sécurité et empêche tout accès non autorisé aux fichiers.
Modèle de devis (RFP/RFQ) : Les fournisseurs qui préfèrent la soumission par courriel reçoivent un modèle de devis en pièce jointe. Ce modèle est généré par Axya au cours du processus de création de l'appel d'offres. Il contient des informations compilées sur les pièces pour lesquelles les fournisseurs doivent fournir des devis. Le modèle rationalise le processus de soumission en fournissant un format structuré pour que les fournisseurs puissent entrer leurs devis.
En permettant un accès à la fois par l'application et par e-mail, Axya s'assure que les fournisseurs peuvent interagir de manière transparente avec vos demandes, ce qui permet une communication et une collaboration efficaces tout au long du processus d'approvisionnement.
Pour faciliter une communication efficace et rationalisée, Axya offre un portail de communication dédié aux fournisseurs pour qu'ils puissent interagir avec vous au sujet de votre demande. Ce portail sert de plateforme centralisée où les fournisseurs peuvent poser des questions, demander des clarifications et participer à des discussions liées à la demande. Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer des courriers électroniques traditionnels, qui peuvent souvent prendre beaucoup de temps et être fragmentés.
Par rapport aux échanges traditionnels de courriers électroniques, le portail de communication offre plusieurs avantages qui permettent de gagner du temps :
Examinons les différentes méthodes dont disposent les fournisseurs pour communiquer efficacement au sein de la plateforme Axya :
Communication In-App : Les fournisseurs qui sont inscrits à Axya peuvent accéder facilement au portail de communication en se connectant à leur profil Axya.
URL sécurisée à jeton (UUID4) : Pour les fournisseurs qui ne sont pas connectés à la plateforme Axya, une URL tokenisée sécurisée (UUID4) est fournie dans la notification de demande. Cette URL unique sert de passerelle vers le portail de communication. Grâce à cette URL, les fournisseurs peuvent interagir en toute sécurité, accéder aux messages et poser des questions relatives à la demande. L'URL symbolique garantit non seulement une connexion sécurisée, mais permet également d'identifier avec précision la demande spécifique et l'utilisateur. Ce niveau d'authentification renforce la confidentialité des communications et minimise le risque de mauvaise communication.
Ces méthodes offrent aux fournisseurs une certaine souplesse dans la manière dont ils communiquent en fonction de leur utilisation et de leurs préférences en matière d'Axya, ce qui favorise des interactions efficaces et efficientes tout au long du processus de passation de marchés.