Our documentation is in the works, constantly evolving to serve you better. While it's still in draft mode and undergoing heavy development, it already offers valuable insights.
Axya fournit une plateforme intuitive conçue pour rationaliser la création et la gestion des bons de commande, facilitant une communication efficace entre les acheteurs et les fournisseurs pour un traitement des commandes sans faille. Le module comprend des fonctionnalités telles que le suivi des expéditions multiples, l'interaction transparente via le portail des fournisseurs et des rappels automatisés tout au long du cycle de vie du bon de commande.
Cette ressource offre un aperçu complet du processus de création et de navigation des bons de commande, ainsi que de la compréhension de l'écosystème de la gestion des bons de commande au sein de la plateforme Axya.
Une fois que vous avez attribué un appel d'offres au fournisseur de votre choix, Axya propose un processus simplifié pour passer de l'appel d'offres à la création d'un bon de commande. Cela permet d'assurer un suivi et une gestion efficaces des commandes au sein de la plateforme.
Voici un aperçu du fonctionnement de ce processus :
Naviguer vers les appels d'offres attribués : Commencez par accéder à la page " Demandes " de la plateforme Axya. Cliquez sur l'onglet "Attribué". Vous y trouverez une liste des appels d'offres qui ont été attribués à des fournisseurs.
Créez un bon de commande : Dans la colonne "Suivi des commandes", vous pouvez lancer la création d'une commande en sélectionnant l'appel d'offres correspondant. Vous devrez alors indiquer le numéro du bon de commande à titre de référence. Une fois que vous l'avez fourni, enregistrez les informations.
Création d'un projet : Lorsque vous enregistrez le numéro du bon de commande, Axya génère automatiquement un projet de bon de commande. Ce projet contient les détails essentiels de votre commande et sert de point de départ pour une personnalisation ultérieure.
Line Items et dates de livraison : Dans la vue préliminaire, vous remarquerez que les pièces associées à l'appel d'offres sont répertoriées sous forme de postes. Les dates de livraison requises sont initialement calculées en fonction de la date du bon de commande et du délai de livraison du fournisseur. Vous avez la possibilité d'ajuster manuellement ces dates en fonction de vos besoins spécifiques. La date de livraison requise de chaque pièce contribue à définir le calendrier d'expédition de la commande.
Finalisation de la commande : Pour terminer la création du bon de commande, passez à l'étape "Envoyer la commande". Dans ce formulaire, vous trouverez des informations cruciales :
Notification au fournisseur : Lors de la finalisation du bon de commande, le fournisseur sélectionné recevra une notification. Cette notification contient des informations essentielles sur le bon de commande, ainsi qu'un lien sécurisé (aucune connexion n'est requise).
Interaction avec le fournisseur : En suivant le lien, le fournisseur accède aux détails du bon de commande. Ce lien facilite diverses interactions, notamment
Axya introduit une méthode innovante pour générer sans effort des bons de commande (PO) en utilisant la puissance de la vision par ordinateur. Cette approche élimine le besoin de saisie manuelle des données, garantissant une expérience transparente et rapide pour les acheteurs. Voici un aperçu complet du fonctionnement de ce processus :
Extraction automatisée des données : la technologie avancée d'Axya s'appuie sur la vision par ordinateur pour analyser et comprendre la structure de vos PDF de bons de commande. Il traite initialement une variété d'exemples de PDF pour apprendre comment les données y sont organisées.
Soumission sans effort : au lieu d'envoyer votre bon de commande PDF directement à votre fournisseur, vous le ferez suivre à une adresse e-mail désignée fournie par Axya. Cet e-mail sert de point d'entrée pour le traitement activé par la vision par ordinateur.
Analyse et génération automatisées : dès réception du PDF, la technologie d'Axya prend le relais. Il analyse le contenu, en extrayant des informations vitales telles que les articles, les prix, les quantités et les dates de livraison. Cette extraction automatisée garantit la précision tout en vous épargnant l'effort de saisie manuelle des données.
Création du bon de commande : après le processus d'extraction des données, le bon de commande sera créé en votre nom. Ce processus reflète le formulaire utilisé lors de la création d'une commande à partir d'une demande de prix.
La création automatisée du bon de commande comprend également la pièce jointe de votre bon de commande original, que vous avez initialement envoyé par e-mail. Cette pièce jointe sera accessible au fournisseur pour téléchargement, en lui fournissant le document original pour référence.
Communication avec le fournisseur : une fois le bon de commande correctement généré, Axya envoie automatiquement la commande à votre fournisseur. Cela garantit que la commande parvient au destinataire prévu sans aucun effort supplémentaire de votre part.
Informations extraites :
La technologie de vision par ordinateur d'Axya est capable d'extraire des informations clés de votre PDF de bon de commande, notamment :
En exploitant les capacités de la vision par ordinateur, Axya révolutionne le processus de création des bons de commande, en minimisant les efforts et en améliorant la précision. Cette méthode avancée offre une solution moderne aux acheteurs qui cherchent à optimiser leur flux de travail d'approvisionnement.
Le suivi et la supervision efficaces de vos bons de commande sont facilités sans effort grâce à la page dédiée "Commandes". Cette page sert de plaque tournante pour les bons de commande actifs et archivés. Dans l'onglet "Actif", vous trouverez une liste organisée des bons de commande en cours. Pour les commandes terminées ou celles qui ne sont plus actives, vous pouvez facilement y accéder sous l'onglet "Archivé".
Dans l'onglet "Actif", vous pouvez utiliser différents filtres pour personnaliser l'affichage de vos bons de commande en fonction de leur statut. Voici une ventilation des états de commande disponibles :
Within this tab, you have access to several pertinent actions:
Annuler une commande : si vous souhaitez annuler une commande, cela peut être facilement exécuté directement à partir de la page "Commandes".
Marquer une commande comme terminée : après confirmation qu'une commande a été expédiée, vous avez la possibilité de la marquer comme "Terminée". Cette action signifie l'achèvement du processus de commande.
En cliquant sur une demande spécifique de la page "Commandes", vous serez dirigé vers la page des détails du bon de commande. Ici, vous pouvez accéder à des informations complètes sur le bon de commande, échanger des communications et consulter la progression de la commande. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de chaque section.
Dans la section de l'onglet "Informations générales", vous trouverez des détails clés sur la demande.
Titre et collaborateurs : à côté du titre de la demande, vous pouvez afficher et ajouter des collaborateurs à la demande et un menu d'action. Le menu propose plusieurs options :
Informations générales : sous le titre, vous trouverez le statut de la demande, la date d'envoi, la date limite, les fichiers joints à la demande et la description.
| Attribut | Description |
| Statut |
Lorsque la demande est "En cours", elle peut passer à trois états différents :
Les autres statuts possibles sont :
|
| Envoyé le | La date d'envoi de la demande |
| Se termine le | Le délai de demande |
| Demander des fichiers | Le fichier de groupe de demandes, contenant à la fois les fichiers de demande directement joints et les fichiers de pièce. |
| Description | La description modifiable de la demande |
Liste des pièces (pour les appels d'offres) : si la demande est un appel d'offres, les pièces associées à cet appel d'offres seront répertoriées sous la section des informations sur la demande. À partir de là, vous pouvez mettre à jour la liste des pièces si nécessaire en double-cliquant sur une ligne de pièces. Vous pouvez mettre à jour les informations sur les pièces et joindre des fichiers. Lorsqu'une pièce est mise à jour, vous serez invité à décider d'informer ou non les fournisseurs.
Lors de l'ajout de nouveaux fichiers à une pièce, le bundle RFQ est régénéré et les fournisseurs pourront retélécharger les fichiers à partir du même lien. Le lien est disponible dans la demande initiale ou, si vous décidez d'envoyer une note de révision, il sera disponible dans ce lien.
Adding a new part to an ongoing RFQ is not possible yet.
Sur le côté droit de la page de détails, vous trouverez une section dédiée aux fournisseurs que vous avez ciblés pour la demande. Dans cette section, vous avez la possibilité de suivre de près les interactions entre ces fournisseurs et votre demande. Cela comprend diverses actions pour faciliter une communication et une collaboration efficaces :
Ajouter un nouveau fournisseur : vous pouvez facilement inclure un nouveau fournisseur dans votre demande en cours. Lors de l'ajout, le fournisseur recevra une notification concernant la nouvelle demande, garantissant son engagement rapide.
Envoyer des mises à jour aux fournisseurs : Communiquez directement avec un ou plusieurs fournisseurs en envoyant des messages via la boîte de dialogue de contact. Cette fonctionnalité vous permet de tenir les fournisseurs informés de toute modification, mise à jour ou clarification liée à la demande, ce qui vous fait gagner du temps par rapport aux e-mails individuels.
Planifier le suivi : augmentez la probabilité de recevoir des soumissions en temps opportun en programmant des e-mails de suivi pour rappeler aux fournisseurs la demande. Cette approche proactive aide à maintenir l'engagement et à s'assurer que la demande reste sur leur radar.
Suivi des interactions avec les fournisseurs :
Une fois votre demande soumise, vous obtenez des informations en temps réel sur les interactions entre les fournisseurs et votre demande. Cette visibilité vous permet de rester informé des progrès et de l'engagement des fournisseurs. Vous pouvez facilement discerner :
En tirant parti de ces fonctionnalités, vous pouvez favoriser une communication efficace, faciliter la collaboration et maximiser les chances de recevoir des soumissions précises et opportunes pour votre demande.
La section de l'onglet "Communications" permet une communication directe avec les fournisseurs. La fonction de chat vous permet d'échanger des messages texte et des fichiers. Lorsque vous envoyez un message, le fournisseur concerné reçoit une notification.
Dans la section de l'onglet "Soumissions", vous pouvez consulter les soumissions des fournisseurs et attribuer la demande à un ou plusieurs fournisseurs :
Détails de la soumission : affichez les commentaires des fournisseurs, les prix, les délais et les fichiers joints.
Options d'exportation : Vous pouvez exporter les soumissions au format PDF ou télécharger les soumissions consolidées sous forme de fichier Excel pour une comparaison facile.
Cette page de détails de l'appel d'offres fournit un aperçu complet de l'état de votre demande, des communications et des interactions avec les fournisseurs, rationalisant votre processus d'approvisionnement et améliorant la collaboration avec les fournisseurs.