L'intégration Outlook d'Axya est un complément Microsoft Outlook qui vous permet de lier les conversations par courriel avec les fournisseurs directement à vos demandes de soumission et bons de commande. Au lieu de basculer entre Outlook et Axya, vous pouvez suivre, associer et gérer les communications d'approvisionnement depuis un panneau latéral dans Outlook.
Principe clé : Axya n'a pas d'accès en arrière-plan à votre boîte de réception. L'intégration est entièrement initiée par l'utilisateur — les courriels ne sont synchronisés que lorsque vous choisissez explicitement de suivre une conversation spécifique.
Pour les étapes de configuration utilisateur et de connexion au complément, consultez Intégration Outlook.
Aucune inscription Azure AD supplémentaire, compte de service ou configuration d'API n'est requise.
Lorsque vous choisissez de suivre un courriel, les éléments suivants sont extraits du courriel actuellement ouvert uniquement :
| Donnée | Objectif |
|---|---|
| Nom et courriel de l'expéditeur | Identifier le fournisseur ou le contact |
| Destinataires A et CC | Associer les participants aux entreprises Axya |
| Objet du courriel | Afficher dans le fil de communication |
| Corps du courriel (texte brut) | Stocker comme message dans le fil de la demande de soumission/bon de commande |
| Date et heure d'envoi | Préserver la chronologie originale |
| Identifiant du fil de conversation | Regrouper les courriels liés |
| Pièce jointe (premier fichier uniquement) | Télécharger pour la gestion centralisée des documents |
Note : Actuellement, seule la première pièce jointe du courriel est synchronisée. Si un courriel a plusieurs pièces jointes, seule la première est capturée et téléchargée dans Axya.
Les signatures de courriel sont automatiquement retirées avant le stockage. Seul le texte brut est conservé — le formatage HTML original est supprimé.
Le complément ne lit que le courriel que vous consultez actuellement. Il n'accède pas à :
Si vous n'interagissez pas avec le complément, aucune donnée n'est lue ni transmise.
| Mesure de sécurité | Détails |
|---|---|
| Aucun accès en arrière-plan | Axya ne se connecte jamais à votre boîte de réception de manière indépendante. Il n'y a aucune connexion serveur à serveur entre Axya et Microsoft 365. Aucun appel à l'API Microsoft Graph n'est effectué — le complément fonctionne entièrement dans le client Outlook. |
| Initiée par l'utilisateur uniquement | Les données ne sont synchronisées que lorsque vous cliquez explicitement sur « Suivre sur Axya ». Aucun balayage ou interrogation automatique. |
| Courriel en cours uniquement | Le complément ne lit que le courriel que vous consultez en utilisant l'API standard Office.js. Il n'accède pas à votre boîte de réception complète. |
| Aucun envoi de courriel | Axya ne peut pas rédiger, envoyer ou modifier de courriels depuis votre compte. |
| Aucun identifiant Microsoft stocké | L'authentification utilise un code à usage unique d'Axya. Votre mot de passe Microsoft 365 n'est jamais partagé avec Axya. |
| Mesure | Détails |
|---|---|
| Chiffrement en transit | Toutes les communications utilisent HTTPS (TLS 1.2+). Aucune donnée ne passe par des intermédiaires tiers. |
| Chiffrement au repos | Toutes les données synchronisées et pièces jointes sont chiffrées au repos. |
| Emplacement des données | Toutes les données sont stockées exclusivement au Canada. |
| Isolation par entreprise | Vos données sont délimitées au compte Axya de votre entreprise. Les autres clients ne peuvent pas y accéder. |
| Accès basé sur les rôles | Seuls les utilisateurs avec un rôle d'acheteur peuvent utiliser l'intégration. Les permissions standard d'Axya s'appliquent aux fils synchronisés. |
| Piste d'audit | Tous les messages synchronisés incluent des horodatages et la source de synchronisation pour le suivi de conformité. |
Le complément ne requiert que la permission ReadWriteItem — standard pour les compléments Office. Cela accorde un accès en lecture et écriture au courriel actuellement ouvert uniquement, pas à la boîte de réception complète. Aucune permission de l'API Microsoft Graph n'est requise.
Axya a-t-il accès à toute ma boîte de réception ?
Non. Le complément ne peut lire que le courriel que vous consultez actuellement, et uniquement lorsque vous interagissez avec celui-ci.
Axya peut-il lire mes courriels sans que je le sache ?
Non. Les données ne sont envoyées à Axya que lorsque vous cliquez explicitement sur « Suivre sur Axya ».
Axya peut-il envoyer des courriels depuis mon compte ?
Non. Le complément n'a qu'un accès en lecture. Il ne peut pas rédiger, envoyer ou modifier de courriels.
Axya stocke-t-il mon mot de passe Microsoft 365 ?
Non. L'authentification utilise un code à usage unique de votre profil Axya. Les identifiants Microsoft ne sont jamais partagés.
Les autres clients Axya peuvent-ils voir mes courriels synchronisés ?
Non. Toutes les données sont isolées dans le compte de votre entreprise.
Que se passe-t-il si je désinstalle le complément ?
Le complément est retiré d'Outlook. Les messages précédemment synchronisés restent dans Axya dans les dossiers des demandes de soumission/bons de commande. Aucune autre donnée de courriel n'est accessible.
Puis-je supprimer des données synchronisées ?
Vous pouvez dissocier un fil de courriels d'une demande de soumission ou d'un bon de commande à tout moment, ce qui retire l'association. Les messages déjà synchronisés restent dans le dossier de la demande de soumission/bon de commande (puisque d'autres membres de l'équipe peuvent avoir agi dessus). Pour les demandes de suppression complète de données, contactez customerservice@axya.co.
Axya utilise-t-il l'API Microsoft Graph ?
Non. Le complément utilise uniquement l'API standard Office.js, qui fonctionne entièrement dans le client Outlook. Aucun appel ni permission de l'API Microsoft Graph n'est requis.
Qu'en est-il des pièces jointes multiples ?
Actuellement, seule la première pièce jointe d'un courriel est synchronisée. Si vous devez partager des fichiers supplémentaires, vous pouvez les télécharger directement dans Axya sur la demande de soumission ou le bon de commande lié.
Comment fonctionne le code d'authentification ?
Le code est unique, lié à votre compte et à usage unique. Une fois entré, une session est établie qui se rafraîchit automatiquement. Vous pouvez révoquer l'accès en vous déconnectant du complément à tout moment.
Quelle licence Microsoft 365 est requise ?
Tout forfait qui prend en charge les compléments Outlook : Microsoft 365 Business Basic et supérieur, ou Exchange Online.
Où sont stockées mes données ?
Toute l'infrastructure Axya est hébergée exclusivement au Canada.