Axya s'intègre à Epicor Kinetic via un middleware sur site léger. L'intégration fournit une synchronisation bidirectionnelle des BC avec gestion automatisée des PDF et un traitement de messages résilient.
| Aspect |
Détails |
| Type |
Intégration livrée par un partenaire |
| Architecture |
Middleware sur site avec file de messages |
| Déploiement |
Service Windows sur une VM client |
| Fréquence de synchronisation |
5 minutes (configurable) |
| Direction |
Bidirectionnelle |
- Bons de commande — En-têtes, articles, détails au niveau des livraisons
- Documents de BC — PDF généré automatiquement via les outils de rapports d'Epicor
- Révisions — Les BC mis à jour sont détectés et envoyés avec un nouveau PDF
- Données de réception — Statut de réception au niveau de la livraison pour le suivi
- Accuses de réception fournisseur — Statut de confirmation du BC
- Mises à jour des dates de livraison — Dates promises inscrites dans Epicor
- Modifications de prix — Prix mis à jour appliqués
- Ajustements de quantité — Modifications de quantité convenues
L'acheteur crée un BC dans Epicor Kinetic, définit le champ Statut Axya (Envoyer à Axya, Envoyer une révision ou Envoyer comme brouillon), puis sauvegarde et approuve. Le middleware détecte le changement lors de son cycle de synchronisation, récupère les données, génère le PDF et transmet le tout à Axya. Le fournisseur interagit via le portail Axya et ses réponses sont automatiquement inscrites dans Epicor. Lorsque toutes les livraisons sont reçues, le BC est archivé automatiquement.
Guide détaillé : Module BC Epicor Kinetic — étapes complètes
- Suivi au niveau des livraisons — La structure de livraisons de BC d'Epicor est entièrement prise en charge, avec le suivi des réceptions au niveau de la livraison
- Génération automatisée de PDF — PDF générés via le moteur de rapports natif d'Epicor
- Traitement résilient — La file de messages assure qu'aucune donnée n'est perdue lors de problèmes de connectivité transitoires
- Visibilité du statut — Statut de l'intégration visible directement sur le formulaire de BC dans Epicor via le champ de statut personnalisé
- Archivage automatique — Les BC sont automatiquement archivés lorsque toutes les livraisons sont marquées comme reçues
| Ressource |
Minimum |
Recommandé |
| SE |
Windows Server |
Windows Server |
| RAM |
8 Go |
16 Go |
| Disque |
40 Go |
80 Go |
| CPU |
2 vCPU |
4 vCPU |
- Accès VPN aux serveurs Epicor Kinetic
- Identifiants API OAuth 2.0
- Capacité d'importation de requêtes personnalisées et accès au mode développement
- Machine virtuelle Windows provisionnée selon les exigences ci-dessus
- Connectivité réseau aux points de terminaison infonuagiques d'Axya
- Authentification OAuth 2.0 pour l'accès à l'API Epicor
- Le middleware communique en sortie seulement par HTTPS
- Aucune règle de pare-feu entrante requise
- Tous les événements d'intégration journalisés pour la traçabilité
Une fois que le fournisseur a confirmé le BC dans Axya :
- Axya renvoie la confirmation à Epicor lors de la prochaine synchronisation
- Le statut du BC se met à jour à BC confirmé dans Epicor
- Les dates de confirmation sont inscrites au niveau de la livraison
Epicor Kinetic organise les bons de commande selon une structure de lignes et livraisons :
- Chaque ligne de BC peut contenir une ou plusieurs livraisons
- Les métadonnées au niveau de la livraison incluent : quantité, prix unitaire, date d'échéance et date promise
- Cette structure permet un suivi granulaire des engagements fournisseurs sur plusieurs dates de livraison pour un même article
L'intégration distingue deux champs de date pour un suivi précis des livraisons :
- Date d'échéance — Peut représenter la date confirmée initiale (figée une fois définie).
- Date promise — Peut représenter le dernier engagement approuvé du fournisseur (mis à jour en continu).
Note : Cette logique est entièrement configurable par client et peut être inversée selon vos besoins de planification et d'indicateurs de performance. Contactez votre représentant Axya pour ajuster le mappage des dates.
Utilisez la date promise pour la planification et l'ordonnancement, et la date d'échéance comme référence d'origine.
Les révisions sont gérées différemment selon qui initie le changement :
-
Changements initiés par l'acheteur (quantité ou prix) — Automatiquement :
- Déclenche une révision du BC
- Incrémente le numéro de révision (p. ex., REV01, REV02)
- Réimprimer le PDF du BC depuis Epicor
- Renvoie le BC mis à jour au fournisseur pour re-confirmation
- Le statut du BC dans Epicor revient à Envoyé avec succès jusqu'à re-confirmation par le fournisseur
Pour initier depuis le côté ERP : définissez le Statut Axya à Envoyer une révision et approuvez. Axya détecte les changements lors de la prochaine synchronisation, génère une nouvelle révision et envoie un nouveau PDF au fournisseur.
-
Changements proposés par le fournisseur (quantité ou prix) — Nécessitent l'approbation de l'acheteur avant :
- De déclencher une révision
- D'envoyer un nouveau PDF au fournisseur
- D'inscrire les mises à jour dans Epicor
-
Changements de dates uniquement (approuvés par l'acheteur) — Ne déclenchent pas un nouveau numéro de révision et ne nécessitent pas de re-confirmation du fournisseur. Les dates sont gérées au niveau de la livraison et inscrites directement dans Epicor.
Axya conserve un historique complet des PDF de BC, incluant toutes les versions révisées. Chaque révision est horodatée pour l'auditabilité.
Les réceptions sont effectuées dans Epicor comme d'habitude. Les réceptions de marchandises sont automatiquement captées dans Axya :
- La quantité reçue est suivie au niveau de la ligne et de la livraison
- La date de réception est enregistrée pour chaque livraison
- Le statut de la ligne/livraison est mis à jour pour refléter la réception partielle ou complète (Statut Axya = Reçu)
- Lorsque toutes les livraisons d'un BC sont entièrement reçues, le BC est fermé et automatiquement archivé dans Axya
Lorsque des actions sont confirmées dans Axya (dates, quantités, prix), elles sont automatiquement appliquées dans Epicor lors de la prochaine synchronisation (toutes les 5 minutes). La version PDF dans Axya est également mise à jour automatiquement.
| Action dans Axya |
Résultat dans Epicor |
| Date confirmée |
Le champ de date utilisé pour la production est mis à jour (date d'échéance ou date promise, selon la configuration) |
| Prix confirmé |
Prix unitaire mis à jour ligne par ligne |
| Quantité confirmée |
Quantité mise à jour |
| Toutes les livraisons reçues |
BC fermé et archivé dans Axya |
Pour annuler une commande qui n'est plus nécessaire :
- Connectez-vous à Axya
- Allez à l'onglet Commandes
- Recherchez la commande en utilisant la barre de recherche
- Ouvrez la commande et cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez « Annuler la commande »
- Après avoir annulé dans Axya, supprimez la commande dans Epicor
¶ Annulation d'une commande envoyée au mauvais fournisseur
Si la commande a été envoyée au mauvais fournisseur :
- Annulez la commande dans Axya en suivant les étapes ci-dessus
- Envoyez un courriel à customerservice@axya.co demandant la suppression de la transaction dans Axya
- Une fois la transaction supprimée, modifiez le BC dans Epicor et renvoyez-le via Axya au bon fournisseur
¶ Dépannage des commandes manquantes
Si certaines commandes semblent manquer dans Axya :
- Vérifiez que la synchronisation est à jour
- Cliquez sur l'icône ERP dans le coin supérieur droit de la plateforme Axya pour vérifier le statut de synchronisation
Pour de l'aide à la configuration, contactez votre représentant de compte Axya.